Neem een kijkje hoe Advantive bij zijn klanten duidelijke en bruikbare inzichten kan verwezenlijken uit een berg ongestructureerde data. In deze blog kom je te weten hoe Advantive een goede basis legt voor een beter databeheer. Zo kan je bedrijf overzichtelijker werken, en heb je een basis waar je op kan verder bouwen!
Verbeteren begint met inzicht.
Dat is precies wat we wilden bereiken met ons data-inventarisatieproject voor het Waterbouwkundig Laboratorium. Voor je iets kunt verbeteren, moet je eerst weten wat je precies hebt.
Door de jaren heen waren er miljoenen bestanden opgeslagen op verschillende servers en SharePoint-sites zoals: projectdossiers, testresultaten, rapporten en archieven. De uitdaging was eenvoudig te omschrijven, maar niet eenvoudig uit te voeren: waar staat alles, wie gebruikt het nog en hoeveel ruimte neemt het in?
De eerste stap was het in kaart brengen van de huidige situatie (AS-IS). Samen met de inwendige IT-dienst bepaalden we welke servers en SharePoint-omgevingen binnen scope vielen en zorgden we dat alle scans veilig en gecontroleerd konden worden uitgevoerd. Zodra de juiste toegangen waren ingesteld, startten we met een technische inventarisatie en indexatie van alle opgeslagen data.
Voor de lokale fileservers gebruikten we de software TreeSize om een diepgaande scan uit te voeren van alle bestanden en mappen. Hiermee konden we onder andere de volgende informatie verzamelen:
De resultaten werden geëxporteerd naar een CSV-bestand, wat ons een volledig overzicht gaf van meer dan 100 terabyte aan data, verspreid over verschillende fileservers. Goed voor meer dan 80 miljoen bestanden en folders. Deze dataset vormde de basis voor verdere analyses.
Voor de SharePoint-omgevingen ontwikkelden we een eigen PowerShell-script op basis van de PnP (Patterns & Practices)-module. Zo konden we alle SharePoint-sitecollecties snel en nauwkeurig scannen, zonder extra software aan te kopen. Het script bracht onder andere het volgende in kaart:
Zo kregen we ook voor onze cloudomgevingen een compleet beeld van hoe de data was opgebouwd, hoeveel ruimte ze innam en waar optimalisaties mogelijk waren.
Na afloop beschikten we over één feitelijk en volledig overzicht van alle opgeslagen data, zowel lokaal als in de cloud. De resultaten omvatten:
Met deze informatie kunnen we nu geïnformeerde beslissingen nemen: welke bestanden kunnen gearchiveerd of opgeschoond worden, welke zijn nog actief nodig en waar kan opslag worden geoptimaliseerd. Door dit proces weten we nu exact welke bestanden we hebben, waar het staat en hoeveel ruimte het inneemt. We hebben duidelijkheid gekregen over data-eigenaarschap. We weten waar opslagruimte kan worden bespaard.
Door slimme tools zoals TreeSize en PowerShell te combineren met een gestructureerde aanpak, hebben we een berg ongestructureerde data omgezet in duidelijk en bruikbaar inzicht. Kortom, we hebben de basis gelegd voor beter databeheer in de toekomst.
Een datacenter in Microsoft Azure biedt je maximale flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid.
Maak kennis met de managed services van Advantive voor de Microsoft omgeving van jouw organisatie.
De moderne werkplek faciliteert prettig en veilig (samen)werken vanuit huis, op kantoor en onderweg.
