Keuze voor Office 365

De mail- en documentenservers van A.S. Adventure waren eind 2011 aan vervanging toe. In plaats van te investeren in nieuwe systemen werd de eigen IT -infrastructuur afgebouwd. Na een studie bleek het namelijk voordeliger om alles in de cloud te plaatsen met Microsoft Office 365.

“Bij de overstap naar Office 365 komt geen change management kijken, voor de gebruikers verandert niets.” Tom De Bondt, Group System & Support Coordinator bij A.S.Adventure.

Advantive: partner met kennis

A.S. Adventure ging op zoek naar een partner met de juiste kennis om hen de nodige monitoring en bedrijfszekerheid te voorzien. Na een selectieprocedure koos het bedrijf voor integrator Advantive. Die plaatste alle 265 mailboxen van de filialen in België en Luxemburg online. Documenten bewerken gebeurt er nu met de online versie van Office: de Office Web Apps. SharePoint Online staat in voor het beheer en de opslag van de documenten. Communiceren gebeurt via Lync Online, dat in het Office 365-pakket inbegrepen is. Dankzij de overstap naar Office 365 hoeft A.S. Adventure zich geen zorgen te maken over serverbeheer, interne bandbreedte of opslagcapaciteit. Het beheer en onderhoud gebeurt automatisch en bovendien wordt er een uptime van 99,9% gegarandeerd.

Exchange-omgeving naar de Cloud

Eind 2011 besloot de IT-afdeling van A.S. Adventure om hun hardware grondig na te zien. Sommige delen waren aan vervanging toe, waarop een analyse volgde om te kijken waar ruimte was voor verbetering. Tot dan werden de e-mails en bestanden gestockeerd op drie servers in het hoofdkantoor van A.S. Adventure in Hoboken. Met deze on-premises werkwijze ging echter veel onderhoud, tijd en een conform budget gepaard. De IT-afdeling van A.S. Adventure besloot om hun Exchange-omgeving naar de cloud te verhuizen. “We bekeken verschillende opties en gauw viel de beslissing voor Office 365”, zegt Tom De Bondt, Group System & Support Coördinator op het hoofdkantoor van A.S. Adventure.

SharePoint Online

Tijdens de migratie werd ook de klassieke fileserver voor documentenbeheer- en opslag vervangen door SharePoint Online dat deel uitmaakt van Office 365. Zowel de medewerkers in de winkel als het personeel in het hoofdkantoor delen en beheren hun documenten nu in de cloud. Het bewerken van die documenten gebeurt trouwens via de Office Web Apps die ook behoren tot Microsoft Office 365. Daarmee valt een groot deel van de beheer-, licentie- en onderhoudskost weg. De medewerkers in de hoofdzetel hebben wel nog een volledige Office softwarepakket op elke pc. Tot slot gebruikt iedereen Lync om snel online te communiceren met elkaar. Ook Lync is een onderdeel van Microsoft Office 365.

Budget onder controle

“Toen we besloten om met Office 365 te werken, gingen we samen met Microsoft op zoek naar een leverancier die over de juiste kennis beschikte om ons bij te staan tijdens de overstap.” Tom De Bondt en zijn collega’s ontvingen van Microsoft een lijst met partners die hun voorkeur genieten. Al van bij het eerste gesprek klikte het met Yves Vuurstaek van Advantive, die hen persoonlijk begeleidde tijdens het volledige project. Om het budget binnen de perken te houden, werden verschillende plannen met uiteenlopende budgetten in overweging genomen. Zo waakte men erover dat alleen die zaken geïmplementeerd werden die A.S. Adventure ook daadwerkelijk nodig heeft. Eens daarover een akkoord was bereikt, werd de implementatie nauwlettend opgevolgd, met een regelmatige terugkoppeling. Advantive zorgde er ook voor dat SharePoint, dat achter de schermen draait, werd afgesteld naar de wensen van A.S. Adventure. De verschillende vestigingen kunnen daarmee snel een volwaardig intranet opzetten wanneer ze dat willen.

Van start op slechts twee maanden tijd

De implementatie verliep zeker snel. Eind december 2011 vingen de gesprekken met Advantive aan en tegen februari kon het project van start. “We hebben eerst met een testgroep gewerkt om eventuele fouten op te sporen. Al na een tweetal weken werd het goed bevonden en zijn we binnen ons hoofdkantoor overgestapt naar de cloud”, vertelt Tom De Bondt.

Even na het hoofdkantoor, maakten ook de winkels over het hele land de overstap. Zij werken met een tariefplan dat goedkoper uitkomt. De formule ‘Kiosk’ van Microsoft Office 365 beschikt over zowat driekwart van de mogelijkheden in de Enterprise-versie die gebruikt wordt op het hoofdkantoor. Voor de werking van de winkels is dat meer dan voldoende. In totaal werden voor de 35 winkels in België en de twee filialen in Luxemburg 265 mailboxen online geplaatst.

Geen change management

Bij de overstap naar de clouddiensten van Microsoft komt geen change management kijken. “Al onze medewerkers gebruikten al Outlook als e-mailprogramma en zijn vertrouwd met Office voor het beheren en opslaan van documenten. Voor de eindgebruiker verandert er dus zo goed als niets. Dat op zich is al een hele verwezenlijking”, legt Tom De Bondt uit. “We hebben heel wat tijd en geld uitgespaard doordat onze medewerkers onmiddellijk na de overstap en zonder bijkomende opleiding opnieuw aan de slag konden.” Bij andere leveranciers was wel een bijkomende opleiding van de eindgebruikers vereist om ze met de nieuwe interface te leren werken.

“Op het eerste zicht leken er andere mogelijkheden beschikbaar die goedkoper waren”, vertelt Tom De Bondt. “Maar als je alles in rekening neemt, komt de keuze voor Office 365 het goedkoopst uit.” Door die overstap naar Microsoft Office 365 kon A.S. Adventure de kost terugbrengen van € 180 naar € 120 per gebruiker, per jaar.

Hoge uptime gegarandeerd

Voor de IT-afdeling van A.S. Adventure zijn andere zaken belangrijker dan alleen de kostprijs. Voor de overschakeling naar Microsoft Office 365 stond het IT-team zelf in voor het onderhoud van de servers. “Nu hoeven we ons nooit zorgen te maken over beschikbaarheid, een tekort aan opslagcapaciteit of interne bandbreedte. Ook onderhoud behoort tot het verleden, alle updates worden automatisch achter de schermen geïnstalleerd.”

Bovendien garandeert Microsoft een uptime van 99,9 procent. “Als we voorheen een dergelijke uptime wilden halen, moesten we daar zelf voor zorgen. Nu niet meer. Microsoft voorziet een vergoeding mocht de 99,9% up-time niet gehaald worden. Dat is echter nog nooit voorgevallen. Al deze zaken zorgen ervoor dat we op beide oren kunnen slapen en dat is iets waar geen prijs op te plakken valt”, aldus Tom De Bondt.

Tijdens de uitvoering werkte A.S. Adventure nauw samen met Advantive. “We werden op alle mogelijke struikelblokken gewezen en bijgestaan in de opzet van de infrastructuur. Doordat Advantive ons adviseerde gedurende het volledige proces zullen we nu ook sneller (eventuele) nieuwe problemen kunnen achterhalen.”

Internationaal project

A.S. Adventure is sinds kort actief in Frankrijk, waar ze filialen openden in Reims en Metz. In Nederland opereert A.S. Adventure onder de naam Bever en in het Verenigd Koninkrijk is dat Cotswold. Al deze filialen schakelen binnenkort over naar Microsoft Office 365. In die landen zal ook Advantive instaan voor het vlotte verloop van de migratie.

“In tegenstelling tot de andere landen gaan we in het Verenigd Koninkrijk SharePoint Online ook als intranet gebruiken, in plaats van alleen voor documentenbeheer. Momenteel gebruiken we Lync Online alleen om te chatten. In de toekomst willen we ook gebruik maken van de aanwezigheidsindicatie die het programma biedt”, besluit Tom De Bondt.